Dokumentationspflichten: Vier Tipps vom Anwalt schützen Makler bei Haftungsfragen

Spätestens seit der IDD und der neuen VersVermV sind die Dokumentationspflichten von Vermittlern klar. Oder? Wie sieht es damit in der Praxis aus?

Denn klar ist auch: Eine gute Dokumentation rettet dem Vermittler in Haftungsfragen im Zweifelsfall den Kragen. Und kann ihm eine Menge Geld, Ärger und Zeit sparen. Deshalb haben wir mit einem Experten für Haftungsfragen, dem Rechtsanwalt Jens Reichow von der Kanzlei Jöhnke & Reichow aus Hamburg, gesprochen. Er gibt vier Tipps für die Beratungsdokumentation aus seiner Praxis, mit denen Vermittler ihr Haftungsrisiko verringern können.

1. Grenzen und Lücken festhalten

„Dokumentieren Sie unbedingt, was nicht versichert ist. Zum Haftungsfall kommt es meist dann, wenn ein bestimmtes Risiko des Kunden nicht versichert ist und er genau dort ein Schaden erleidet. Der Makler sollte daher unbedingt auf die genaue Dokumentation der Grenzen und Lücken des Versicherungsschutzes achten.“

2. Vorlagen sind nicht ausreichend

„Vertrauen Sie nicht nur auf Textbausteine: Textbausteine geben oftmals eine gute Zusammenfassung bestimmter Themen (zum Beispiel zum Inhalt des Versicherungsschutzes). Eine gute Beratungsdokumentation sollte aber nicht nur aus vorgefertigten Textbausteinen bestehen, sondern auch Freifelder beinhalten, in welchen der Makler die genaue Beratungssituation wiedergeben kann. So wird die Beratungsdokumentation individuell und nachvollziehbar. Der Richter kann so in einem Maklerhaftungsfall den Ablauf und Inhalt der Beratung besser nachvollziehen, anstatt anhand vorgefertigter Texte.“

3. Argumente unbedingt festhalten

„Sparen Sie nicht an der Begründung für ein Versicherungsprodukt: Oftmals entscheidet sich der Kunde anhand ganz konkreter Argumente für oder gegen einen bestimmten Versicherungsschutz (etwa Prämienhöhe, gute Erfahrungen mit dem Versicherer bei anderen Versicherungen, oder Ähnliches). Somit empfiehlt es sich, diese konkreten Argumente dokumentieren, damit der Entscheidungsfindungsprozess im Haftungsfall deutlich wird.“

4. Beratungsprotokoll zur Urkunde machen

„Holen Sie die Kundenunterschrift für Ihre Dokumentation ein. Zwar ist es nach dem Gesetz nicht vorgeschrieben, dass der Kunde das Beratungsprotokoll unterzeichnet, jedoch entsteht durch Unterzeichnung des Beratungsprotokolls eine Urkunde, dessen Beweiskraft auch gegen den Kunden wirkt.“

Titelbild: ©Daniel Smolcic/fotolia.com; Beitragsbild: ©Jens Reichow