Videokonferenzen sind das Thema des Jahres 2020. Teure Mikros, die neueste Webcam oder ein Laptop mit dem besten Prozessor sind oft nicht der Schlüssel zur perfekten Videokonferenz. Meist scheitert es jedoch an ganz anderen Dingen. Deshalb fassen wir gemeinsam mit Videokonferenz-Experte Patrick Hamacher nochmal die Basics zum Erfolg zusammen.
Vorsorge statt Nachsorge: Mit Briefing zum Erfolg
Dieser Tipp gilt nicht nur für Webinare, Zoom-Calls und Co. Auch bei Meetings und Telkos sollten sich Nutzer anhand von Agendas und Briefings vorbereiten. Auch wenn es für Sie klar erscheint, die Internetverbindung oder Video-Tools wie zoom, GoToMeeting oder Skype zu nutzen, für viele ist es das nicht. Darum eignet sich ein kleines Briefing perfekt zur Vorbereitung. Auch eine Agenda kann hilfreich sein, damit sich alle Teilnehmer auf die Inhalte und den Ablauf einstimmen und vorbereiten können.
„Man muss es dem Kunden so einfach wie möglich machen. Alles was neu ist, ist ungewohnt. Und was ungewohnt ist, löst Unbehagen aus.“, Patrick Hamacher, Versicherungsmakler und Experte in der Digitalberatung
Auch Patrick Hamacher rät zu Vorabinformationen an den Kunden. Ob das Ganze in schriftlicher Form, bebildert oder sogar als Erklärvideo stattfinde, sei dabei unerheblich. Dabei sollten Nutzer besonders darauf achten, die einzelnen Schritte ausführlich zu beschreiben. Ein „Hier klicken“ als Handlungsanweisung wirke da schon Wunder, so der Experte.
Technische Machenschaften: Back to Basic
„Hört ihr mich?“, „Warum kann ich niemand sehen?“, „Wieso höre ich alles doppelt?“ – diese Fragen kennen wir zu Genüge. Doch um solche Probleme zu beheben, benötigt es kein teures Equipment oder den neusten Laptop. Jeder Vermittler hat das nötige Equipment, das für die Videotelefonie ausreicht, bereits zur Hand. Egal, ob über Smartphone, das Tablet, den Laptop oder PC, die Software funktioniert auf fast allen Geräten. Patrick Hamacher empfiehlt dennoch die Videotelefonie per Laptop oder PC durchzuführen. Der Grund? „Dort hat man alle Unterlagen, die man dem Kunden vorstellen möchte, parat und kann den Bildschirm übersichtlich teilen“. Weiterhin rät er statt einer teuren externen Kamera lieber zu richtigen Lichtverhältnissen. „Tageslichteinfall oder eine Ausleuchtung von vorne ergibt ein qualitatives Bild.“ Von Gegenlicht, also dem Licht im Rücken, dagegen sei abzuraten. Denn dann sind meist nur Schatten und Umrisse der sprechenden Person zu sehen.
Am Wichtigsten und dennoch oft unterschätzt ist eine stabile Internetverbindung. Verpixelte Bildschirme, ein stockendes Bild oder unterbrochene Sätze wirken unprofessionell und vermindern die Qualität von Videotelefonaten.
Fehlerquellen bei Kunden und Kollegen: Vorbereitung ist die halbe Miete
Laut den Branchenexperten ist der häufigste Fehler der Branche die Zurückhaltung und falsche Konzentration. Was er damit meint? „Zu viele Kollegen und Kolleginnen konzentrieren sich auf die Perfektion und Technik, statt in die Umsetzung zu gehen und die Kunden aktiv auf die Möglichkeit der Videoberatung anzusprechen“, erklärt Patrick Hamacher. Auch in einem persönlichen Vor-Ort Gespräch laufe nicht immer alles glatt. Eine gute Vorbereitung auf den Termin sei schon immer die halbe Miete gewesen.
Doch was, wenn die Problematik nicht auf Vermittlerseite hängt, sondern der Kunde Probleme im Videoanruf hat? Ganz einfach: Ist der Kunde nicht zum vereinbarten Zeitpunkt in der Videokonferenz, dann einfach mal kurz durchklingeln und nach dem rechten fragen. Oft ist der Browser veraltet, es wurde eine Zustimmung zur Übertragung abgelehnt oder das Endgerät hat eine Sperre für eine App.
„Wenn wir das Problem nicht innerhalb weniger Minuten beheben können, wird das Gespräch eben „oldschool“ am Telefon weitergeführt“, löst der Medienexperte ganz einfach das Problem.
Mit der Technik der Videotelefonie haben übrigens nicht nur Vermittler manchmal zu kämpfen. Selbst beim Oberhaupt der Bundesrepublik läuft nicht immer alles glatt.
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Über unseren Experten
Patrick Hamacher ist freier Versicherungsmakler von was-ist-versicherung.de aus Würzburg.
Er ist zudem als Speaker und Vortragsredner auf Messen und Veranstaltungen eingeladen, um über die Digitalisierung in der Versicherungsbranche zu referieren.
Titelbild: © Jag_cz/AdobeStock
